Comment Xolvex a professionalisé la gestion des événements de SomosOne

Avec l’accompagnement de Xolvex, SomosOne a mis en place une plateforme de gestion qui a automatisé les tournois de breakdance : création d’événements, inscription des participants, organisation automatique des affrontements et numérisation des qualifications. Cette solution a optimisé les temps et les ressources, amélioré la précision et la crédibilité des résultats, et renforcé la réputation de SomosOne au sein de la communauté du breakdance.

Opportunité Commerciale pour le Client

Avant la collaboration avec Xolvex, SomosOne faisait face à des difficultés significatives dans la gestion de ses événements. Les défis incluaient :

— Processus manuels de qualification : les batailles, les rounds, les votes et les scores étaient comptabilisés avec des fichiers Excel et du papier, générant des incohérences et affectant la crédibilité des résultats.

— Inefficacité opérationnelle : les méthodes manuelles rendaient les tournois plus lents et plus sujets aux erreurs.

— Impact sur la qualité de l’événement : les incohérences réduisaient la transparence des résultats, créant une expérience moins organisée pour les participants et le public.

Il était évident que SomosOne avait besoin d’un partenaire stratégique pour transformer ses processus internes, optimiser l’organisation des événements et renforcer la crédibilité de ses résultats.

Pourquoi ils ont choisi Xolvex

SomosOne a sélectionné Xolvex parce que son équipe était la seule capable de comprendre le processus métier complexe du breakdance et de le traduire avec succès en un système fonctionnel.

Cette compréhension approfondie a permis à Xolvex de concevoir une solution adaptée aux règles spécifiques de ce créneau, en respectant les réglementations établies par la Fédération Mexicaine de Breakdance.

De plus, Xolvex s’est distingué en surmontant les défis opérationnels en conseillant sur les méthodologies agiles comme SCRUM, en aidant l’équipe à structurer des flux de travail efficaces et à optimiser les ressources à chaque itération.

Avec une approche stratégique qui incluait l’attribution des rôles de Product Manager et Product Owner, Xolvex a garanti une communication fluide avec SomosOne et un alignement précis avec leurs besoins tout au long du projet.

Le Défi Opérationnel

Le projet a impliqué une série de défis qui ont exigé de la créativité et une compréhension approfondie du métier.

— Conception d’une interface très intuitive pour les juges de tournois, qui étaient habitués aux méthodes traditionnelles comme le papier et Excel, garantissant une courbe d’apprentissage minimale.

— Conseil sur l’adoption des méthodologies agiles (SCRUM) et établissement de processus structurés dès le début du projet.

— Création d’une documentation technique complète comme base pour la durabilité et l’évolutivité à long terme du système.

— S’assurer que la solution respectait les réglementations établies par la Fédération Mexicaine de Breakdance, en intégrant les règles métier spécifiques dans le système.

— Gestion du projet sans contrepartie technique du côté du client, compensée par l’attribution d’un Product Manager et d’un Product Owner dédiés.

Solution

Xolvex a adopté une approche collaborative pour comprendre en profondeur les besoins de SomosOne, explorant avec l’entreprise les règles métier spécifiques du créneau des événements de breakdance. La solution mise en œuvre a intégré les capacités suivantes :

— Gestion automatisée des événements : Création d’événements avec configuration rapide des tournois, inscription structurée des participants et gestion des étapes des éliminatoires aux finales.

— Optimisation des affrontements : Organisation automatique des matchs pour éviter les divergences, et numérisation des votes et scores des juges pour éliminer les erreurs humaines et garantir une totale transparence des résultats.

— Amélioration de l’expérience du public : Des résultats plus accessibles et fiables qui créent un événement plus organisé et attrayant pour les participants et les spectateurs.

— Efficacité opérationnelle : En éliminant les méthodes manuelles, SomosOne a considérablement réduit le temps d’organisation et de déroulement des événements, libérant l’équipe pour se concentrer sur l’expérience des participants.

Grâce à cet accompagnement, SomosOne a transformé sa gestion des événements de breakdance, atteignant une plus grande précision, efficacité et crédibilité qui ont eu un impact positif sur sa réputation au sein de la communauté.